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Hoy os traemos la segunda parte de la guía sobre "Consejos útiles para ordenadar tu vida digital". José Vizuete, Asistente Ejecutivo de nuestro CEO, Meinrad Spenger, con casi 10 año de experiencia en puestos de asistencia de alta dirección, sigue dándonos consejos útiles, en este caso, sobre cómo nombrar mejor nuestros archivos digitales para que estén siempre perfectamente ordenados. Ponte cómodo y toma nota, no tiene desperdicio...
A la hora de tener bien ordenados nuestros archivos digitales, tan importante como una buena estructura de carpetas y subcarpetas, es contar con un sistema de nomenclaturas adecuado a esa estructura, que aúne nombres lo más simples posible, que no dejen lugar a dudas de lo que contiene cada archivo o carpeta, a la vez que estos nombres permitan relacionar entre sí los archivos que se vinculen por su contenido con otros diferentes.
1. ¡Nombres simples, por favor!
Nombra tus diferentes carpetas de forma sencilla. Una vez tenemos una estructura de una carpeta por cada asunto con entidad independiente que se integra dentro de otra carpeta que a su vez envuelve ese asunto y lo relaciona con otros, será básico utilizar nombres claros para denominar cada una de nuestras carpetas. Nombres autoexplicativos, simples, que no dejen lugar a dudas acerca de la información que contienen (eg: FACTURAS, GASTOS, VIAJES, COMPRAS, etc). Los acrónimos no son muy recomendables en tanto en cuanto en el momento que una carpeta deje de ser de uso habitual podemos olvidar con facilidad a qué corresponde el acrónimo.
2- Los nombres, si breve, ¡dos veces bueno!
Utiliza nombres lo más breves posibles para tus carpetas. Los nombres de nuestras carpetas, además de autoexplicativos, deberán ser cortos, idealmente de una sola palabra, pero si tienen más (o por ejemplo incluyen fechas o años, algo frecuente), separa las diferentes palabras con guiones bajos “_”. Evita la utilización de acentos o caracteres especiales, y muy especialmente letras del alfabeto que no se encuentran en el alfabeto internacional como “ñ” o “ç”, piensa que el archivo puede ser susceptible de tener que ser enviado a alguien en un país no hispanohablante. Escribir el nombre del archivo grande, con muchas subcarpetas, y en mayúsculas, y los nombres de las diferentes carpetas que contenga en minúsculas puede ser una forma sencilla de relacionarlos entre sí de forma jerárquica.
3. Fecha invertida para ordenar mejor
Nombra tus documentos digitales relacionados temporalmente con la fecha invertida. A la hora de nombrar documentos de una capeta relacionados temporalmente (eg: pedidos de un mismo proveedor), una forma práctica de garantizar que queden ordenados según su secuencia temporal dentro de su archivo según el nombre es nombrarlos con la fecha correspondiente escribiendo primero el año, luego el mes y en último lugar el día: eg. 20180523, es decir, un pedido del 23 de mayo de 2018 se nombra por una secuencia numérica que empieza por el año 2018, sigue por el mes 05 y termina por el día, 23. Esta codificación nos ofrece nombres breves para cada archivo, nos permite encontrarlos rápidamente dentro de su carpeta y, lo más importante, los ordena según el nombre también según la fecha porque a medida que sean más avanzados en fecha por nombre siempre irán después que cualquiera más reciente.
4- Guarda tus distintas versiones
Guarda y diferencia las versiones de un mismo archivo con las que vayas trabajando. En los casos en que tengamos diferentes versiones de un mismo documento, es conveniente conservarlas todas y para relacionarlas entre ellas, utilizar el mismo nombre diferenciando cada versión con _v2, _v3, _v4, etc. de esta forma quedarán ordenadas secuencialmente todas las diferentes versiones juntas dentro de su carpeta y relacionadas por su nombre.
5- ¡No borres nada!
Nombra con la palabra “antiguo” los documentos que ya están obsoletos y pásatelos a un disco externo. Parece una recomendación absurda en una lista de consejos para optimizar tu limpieza y orden en los archivos digitales, pero no lo es: nunca sabes cuándo podrás necesitar algo, y realmente una gran cantidad de información no es un problema, el problema es no saber dónde la tenemos por no tenerla ordenada, de modo que podemos perfectamente guardar cosas que objetivamente pensamos que no volveremos a necesitar en su sitio correspondiente. Para archivar estos documentos desactualizados u obsoletos es bueno crear subcarpetas específicas y tenerlas en una gran carpeta que no nos moleste con un nombre que las distinga como tales tipo ANTIGUO. Si llegado un momento tenemos tanta información que conviene descargar el ordenador de aquello que no utilizamos ya nunca, no lo elimines, cópialo en un disco duro externo o en un DVD y entonces sí, elimínalo de tu ordenador.
Confiamos en que con estos sencillos consejos consigáis poner un poco de orden, en caso de necesitarlo, en vuestro archivo digital.
Por si quieres volver a refrescar la primera parte de este artículo: Consejos útiles para ordenar tu vida digital: Primera parte: estructura y ubicación de archivos.
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