Consejos útiles para ordenar tu vida digital. Primera parte: estructura y ubicación de archivos

Hoy en el blog del Grupo MASMOVIL os traemos un reportaje que no te puedes perder para conseguir el equilibrio "emodigital". Y para ello tenemos la suerte de contar con José Vizuete, Asistente Ejecutivo de nuestro CEO, Meinrad Spenger, con casi 10 años de experiencia en puestos de asistencia de alta dirección en empresas multinacionales y acostumbrado a lidiar en el campo de la batalla digital de las facturas, los pedidos, gastos, organización de viajes y niveles de hasta 300 correos electrónicos al día.

A través de este reportaje, que publicaremos en dos partes, nuestro compañero José Vizuete nos ofrece una serie de sencillos consejos que pueden ayudarte a que tu ordenador sea el archivo perfecto para guardar de forma eficiente todo aquello que es importante para ti. Ya lo sabes, "haz el amor a tu ordenador, y no la guerra..."

¿Por qué el orden digital es esencial?

Mantener un orden adecuado en nuestra vida es esencial, y el mundo digital no es una excepción, más aún si pensamos que hoy en día la mayor parte de nuestras herramientas de trabajo son digitales, así como un porcentaje amplísimo de toda la información con la que trabajamos. Igualmente, la cuestión de tener cada cosa en su sitio, cada documento en su carpeta y cada carpeta en su archivo correspondiente constituye una parte importante de nuestro trabajo en las empresas del mundo actual. Pero antes de pasar a los consejos propiamente dichos, José nos recuerda unas premisas de partida:

• Eficiencia: Contar con un buen sistema de clasificación de nuestros documentos, carpetas y archivos digitales repercutirá de forma muy importante en nuestra eficiencia, ahorrará tiempo en nuestras búsquedas a la hora de trabajar, nos ayudará a tener siempre disponibles las herramientas e informaciones que necesitamos en cada momento, facilitará el hecho de compartirlas con compañeros que han de trabajar también con ellas sin estar físicamente a nuestro lado y nos hará más eficientes.
• Ahorro: Un análisis publicado el pasado año por IDC (International Data Corporation) consultora especializada en análisis de datos en los sectores tecnológico e industrial, destaca cómo una empresa de un tamaño medio de unos 1.000 empleados puede perder hasta 45.500 € al mes por no encontrar en sus archivos información prexistente.
• Menos estrés: No es accesorio hablar del estrés que puede producirnos el hecho de no ser capaces de encontrar un archivo que sabemos que tenemos cuando lo necesitamos, por ejemplo, porque debamos enviárselo a algún compañero, cliente, proveedor, o presentárselo a quien reportamos.

PRIMEROS CONSEJOS PARA NO VOLVERTE "CRAZY" DIGITALMENTE: ESTRUCTURA Y UBICACIÓN DE TUS ARCHIVOS

1. ¡Una para todos!

Guarda todos tus documentos digitales en una misma carpeta. Tener todos nuestros documentos en una gran carpeta o archivo “raíz” es básico para encontrar todo lo que necesitamos en un único lugar. Evidentemente, este gran archivo, nombrado como “mi servidor”, el nombre de tu empresa o con una denominación genérica similar, habrá de estar subdividido en una completa y ordenada estructura de subcarpetas, pero sabemos que todo está aquí, es como un gran armario en el que tenemos toda nuestra ropa, cada prenda guardada en su cajón correcto y ordenada por temporadas y tipos, o como una gran biblioteca en la que tenemos todos nuestros libros, ordenados por estantería, secciones y temáticas. Tener todos nuestros documentos en esta carpeta raíz facilitará dos acciones básicas: cualquier búsqueda y la realización periódica de copias de seguridad.

2. Muchos archivos, muchas carpetas

Ve haciendo carpetas nuevas a medida que tu información crezca. A media que la información (número de archivos) crece con el tiempo, si queremos mantener nuestro orden, tendremos que ir creando nuevas carpetas y subcarpetas en las que distribuir la información. Con el paso del tiempo, a medida que aumente el volumen de tus documentos digitales, aumentará también la complejidad. Por ejemplo, cada vez que termina un año fiscal, todos los archivos con facturas, albaranes u otros documentos de archivo mensual por su periodicidad, podemos reunirlos en una misma carpeta madre con el nombre de ese año fiscal 2018, 2019, 2020… De modo que en la gran carpeta llamada FACTURAS tengamos subcarpetas por año y quizás fuera de una carpeta los archivos correspondientes al año en curso, a los que, hasta que termine el período quizás necesitemos acceder más frecuentemente y conviene por ello tener más a mano.

3. Cada cosa en su sitio

Guarda cada documento digital en su carpeta correspondiente desde el minuto 1. A la hora de encontrar rápidamente nuestros documentos, es esencial tenerlos clasificados en su carpeta correspondiente desde el primer momento. Si es necesario crear esa carpeta a la vez que empiezas el documento o en cuanto lo recibes, hazlo, es un paso que tarde o temprano habrá que hacer, de modo que mejor hacerlo antes que no después y mientras tanto tener el documento archivado en el escritorio, en “Descargas” o en local, cualquiera de estas opciones es la manera más fácil de perder el documento y tener que emplear un tiempo precioso en localizarlo cuando lo necesitemos.

4. ¡Y no te olvides de las copias de seguridad!

Guarda regularmente en el servidor central, en la nube, etc. ¡Puede salvarte la vida! A nadie le gustan las sorpresas, y muchos menos en lo que a nuestros archivos se refieren, por ello, es básico y fundamental tener programadas nuestras copias de seguridad de antemano para hacerse automáticamente, bien en la nube, bien en un servidor NAS (Network Attached Storage) o en un disco duro externo de nuestra propiedad.

5. ¡Limpia!

Una vez a la semana limpia el escritorio, la carpeta local y la carpeta de Descargas. Las prisas del día a día pueden hacer que en alguna ocasión se nos pase guardar donde corresponde algún archivo que hemos recibido, descargado o creado y que se ha quedado donde no toca. No hay problema si no es un hábito que acaba convirtiendo nuestro ordenador en un cajón de sastre, para evitar lo cual es conveniente hacer un repaso periódico, al final de cada semana, por ejemplo y limpiar de archivos desperdigados nuestro escritorio, la carpeta local, la carpeta de descargas, etc. El objetivo es dejarlos limpios y traspasar todo su contenido a nuestro servidor de modo que cada archivo quede correctamente guardado en su carpeta.

6. ¡Saca la basura de vez en cuando!

Hazlo regularmente y vacía la papelera de reciclaje. Todos los archivos que recibimos para trabajar las duplicidades, descargas innecesarias, etc. al ir eliminándolas, se quedan en la papelera de reciclaje. Mejor que programar su limpieza automática periódicamente es habituarse a entrar y limpiarla manualmente con una frecuencia semanal o mensual, así nos aseguramos de que no se va acumulando demasiada basura y de que eliminamos lo que tenemos que eliminar y no algo que por error se nos ha ido adonde no debía. Confiamos en que con estos sencillos consejos consigáis poner un poco de orden, en caso de necesitarlo, en vuestro archivo digital.

CONTINUARÁ...no te pierdas los próximos "Consejos Útiles para Ordenar tu Vida Digital, parte dos": "Nombrar tus Documentos y Archivos del Ordenador", para no volverte loco digitalmente. Os lo contamos pronto...